Wie Startups in Deutschland an Fördergeld kommen – erklärt von Experten

Vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz gibt es eine Förderdatenbank. Demnach gibt es ungefähr 2.400 Förderprogramme in Deutschland. Beim Großteil handelt es sich um Zuschüsse – manche kommen vom Bund, die meisten stammen von den einzelnen Bundesländern.

Wer einen Zuschuss beantragen will, darf mit einigen Einschränkungen rechnen. Zuerst muss geprüft werden, welche Angebote es für das jeweilige Bundesland gibt, in dem sich der Firmensitz oder Wohnsitz befinden. Denn die Voraussetzungen für die Programme variieren. Im Worst-Case würde die eigene Gründungsidee die Voraussetzungen zwar in irgendeinem Bundesland erfüllen, nicht aber in jenem, in dem man lebt.

Eine weitere Voraussetzung, die einige Programme gemein haben ist: Man darf mit der Gründung noch nicht begonnen haben. Und noch eine Sache ist kompliziert, hört man sich in Gründerkreisen um: der administrative Aufwand, den man betreiben muss, um einen Antrag zu stellen. Für Gründerinnen und Gründer denkbar unpraktisch, wollen sie ihre Ideen schnell umsetzen und nicht im Behördentempo.

Dennoch sind Förderprogramme für Startups wichtig, einige könnten ohne sie nicht gründen. Nicht alle haben Eigenkapital, nicht jedes Businessmodell ist ein VC-Case und manche müssen vorab wahnsinnig viel Forschungsarbeit leisten.

Wir haben deshalb mit zwei Fördermittel-Experten gesprochen. Sie haben uns verraten, wie man Zuschüsse beantragt – und was es dabei zu beachten gibt.

Mit KI den Prozess beschleunigen: Sektor Pi Victoria Hoffmann hat ein KI-Tool entwickelt, das beim Beantragen helfen soll. Sektor Pi heißt die Plattform, die sie gegründet hat. Gründerinnen und Gründer können ihre Projektidee in dem Tool beschreiben, die KI prüft in einem ersten Schritt, ob die Idee die Voraussetzungen erfüllt. Sie gibt auch Hinweise, durch die Gründerinnen und Gründer ihren Text verbessern können. Stand jetzt ist sie ausschließlich auf die Forschungszulage trainiert. Denn: Die Forschungszulage ist die einzige staatliche Förderung, durch die man Kosten auch rückwirkend bezuschussen lassen kann.

Ist man sich unsicher, ob man einen guten Antragstext geschrieben hat, kann man in einem nächsten Schritt einen Mitarbeiter von Sektor Pi den Text lesen lassen. Dafür muss man extra einen Haken setzen, ansonsten sehen die Mitarbeitenden die Projektinhalte laut Hoffmann nicht – Stichwort Datenschutz. Darüber hinaus lassen sich Mitarbeitende in dem Verwaltungstool von Sektor Pi erfassen sowie die konkrete Arbeitsplanung – also welcher Mitarbeiter macht was –, die für die Antragsstellung notwendig ist. Zudem ist auf der Plattform auch ein Reporting-Tool integriert, in dem Gründerinnen und Gründer die Beweispflichten für die Förderung eingeben können.

All das sind sensible Daten. Deshalb schließe Sektor Pi mit seiner Kundschaft NDA-Verträge ab, um Stillschweigen über die Ideen zu garantieren. Die Plattform entspreche allen Datenschutzrichtlinien, sagt Hoffmann. Daten würden auf Servern verschlüsselt gespeichert.

Hier gibt Hoffmann fünf konkrete Tipps, worauf man bei der Beantragung von Fördermitteln achten soll:

Tipps für den Antrag und was es danach zu beachten gilt:

1. Vorsicht vor Doppelförderung

Förderungen lassen sich kombinieren, aber man darf keine Doppelförderung betreiben. Heißt genau: Gründerinnen und Gründer können sich mit demselben Projekt bei mehreren Förderprogrammen bewerben. Wenn Kosten für beispielsweise Entwicklungen oder Mitarbeitende schon bezuschusst wurden, dürfen sie es nicht nochmal durch ein anderes Förderprogramm. Gründerinnen und Gründer müssen also ganz genau die Kosten für das, was gefördert werden soll und bereits gefördert wurde angeben. „Es gibt keine 100-Prozent-Förderung, das ist selten“, sagt Hoffmann. „Beispiel: Dein Projekt kostet fünf Millionen Euro, du hast aber eine 50-Prozent-Förderung bekommen, dann bekommst du 2,5 Millionen Euro bezuschusst. Die anderen 2,5 Millionen Euro musst du selbst tragen. Viele denken, dass sie die 2,5 Millionen Euro, die sie selbst tragen müssen, durch eine andere Förderung bezuschusst bekommen können. Das geht nicht.“ Viele Startups würden das laut Hoffmann falsch machen. Im schlimmsten Falle drohe dann eine Klage wegen Subventionsbetrug — dafür haften Gründer persönlich.

2. Eigenes Kapital notwendig

Bei Fördermitteln gehen Gründerinnen und Gründer in Vorkasse. Von der garantierten Fördersumme bekomme man nur das, was am Ende an Kosten angefallen ist. „Wenn Gründerinnen und Gründer bei unserem Beispiel nur 100.000 Euro zur Verfügung haben, dann können sie das Potential der Förderungssumme nicht ausnutzen, weil sie den eigenen Anteil der 2,5 Millionen nicht aufbringen können.“

3. Forschungszulage: Förderbescheid mitschicken

Der nächste Hinweis betrifft speziell die Forschungszulage: Hierfür stellt man einen Antrag. Wird er genehmigt, bekommt man eine positive Bescheinigung, die automatisch an das zuständige Finanzamt übermittelt wird, da die Forschungszulage im Endeffekt eine steuerliche Begünstigung ist und vom Finanzamt ausgezahlt wird. So steht es auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums. „Unserer Erfahrung nach stellen Gründerinnen und Gründer den Antrag über Elster. Und das Erste, das passiert ist, dass das Finanzamt sich nach ein paar Wochen per Post meldet und nach dem Förderungsbescheid fragt“, sagt Hoffmann. Sie empfiehlt daher bei der Forschungszulage den Förderbescheid direkt im Anhang an den Antrag über Elster mitzuschicken.

4. Ein Häkchen zu setzen kann viel Zeit sparen

Die Forschungszulage wird mit der Körperschaftssteuer verrechnet. Das heißt: Geben Gründerinnen und Gründer diese ab und reichen dann nachträglich den Förderbescheid für die Forschungszulage ein, wird diese für das Jahr nicht mehr berücksichtigt, erklärt Hoffmann. Ergo: Man muss ein Jahr auf seinen Zuschuss warten. Laut Hoffmann können Gründerinnen und Gründer das umgehen: „Wenn man bei der Körperschaftssteuererklärung unter ‚Weiterführende Anlagen‘, angibt, einen Antrag auf Forschungszulage zu stellen, dann wartet das Finanzamt mit der Bearbeitung bis der Bescheid kommt“, sagt Hoffmann. So müsse man nicht ein zusätzliches Jahr warten.

5. Genaue Angaben in Arbeitsverträgen

Auch wichtig bei Forschungs- und Entwicklungsförderungen sind die Arbeitsverträge. Diese müssen stimmen, möchte man Jobstellen mitfördern lassen. Gibt man beispielsweise an, dass ein Mitarbeiter zu 100 Prozent für die Projektentwicklung zuständig ist, dürfen im Arbeitsvertrag dieser Person keine weiteren Arbeitsaufgaben aufgelistet werden, sonst kann es Probleme geben. Anders verhält es sich, wenn man angibt, dass sich der Mitarbeitende beispielsweise nur zu 50 Prozent mit der Projektentwicklung beschäftigt. Darauf müssen Gründer allerdings achten.

Dinge, die man wissen sollte, wenn man Fördermittel bekommt:

Ein Startup, das schon mehrere Fördermittel beantragt und bekommen hat, ist das Deep-Tech-Startup Pixel Photonics. Zwei bis drei Leute im Team seien ausschließlich mit Fördermitteln und der Dokumentationspflicht beschäftigt, sagt Gründer Christoph Seidenstücker. Er empfiehlt, so schnell wie möglich eine Person dafür einzustellen. Denn die Dokumentation, die beweispflichtig ist, sei ein fehleranfälliges System.

Er teilt drei Dinge, an die Gründerinnen und Gründer im Umgang mit Fördermitteln nicht sofort denken:

1. Zeiterfassung ist ein Muss

Da es am meisten Sinn ergebe, Mitarbeitende durch Förderprogramme bezuschussen zu lassen, da hier die Kosten oftmals komplett abgedeckt werden, müssen die Mitarbeitenden penibel genau ihre Stundenzettel führen. Urlaube und Krankheitstage seien etwas, wo gerne unbeabsichtigt Fehler passieren würden, sagt Seidenstücker. Da müsse man vorsichtig sein. „Einmal darf man sich einen Fehler erlauben“, sagt er. „Öfters darf es nicht vorkommen, sonst ist man für den Fördermittelgeber verbrannt.“

2. Gehälter angelehnt an Tarifvertrag

Sind Startups zu mehr als 50 Prozent aus öffentlichen Fördermitteln in Deutschland finanziert, beeinflusst das, wie man seine Mitarbeitende bezahlen muss – nämlich in Anlehnung an den öffentlichen Dienst, sagt Seidenstücker. Um das Gehalt festzustellen, „muss man schauen, wie viele Dienstjahre die Mitarbeitenden haben und in welche Tarifstufe sie damit fallen“, sagt er. „Möchte man sich aber einen Entwickler aus dem Silicon Valley holen, wird es schwierig, weil er höchstwahrscheinlich mehr verlangt als im öffentlichen Dienst möglich ist.“

3. Gemeinkosten kalkulieren

„Früher gab es großzügige Gemeinkosten“, sagt Seidenstücker. Gemeinkosten sind zum Beispiel Verwaltungskosten und Mieten. „Du musst heute genau Rechnung führen, welche Gemeinkosten du hast. Und jeder Projektträger möchte das bisschen anders.“ Nachfragen, lautet die Devise.

Allgemein: Bei der Beantragung von Fördermitteln können sich Startups Hilfe von Agenturen oder auch Freelancern holen. Hier sollte man aber allerdings vorsichtig sein, sagt Seidenstücker. Nicht alle seien seriös, manche würden extrem hohe Privisionen verlangen. Das weiß auch Dr. Philipp Nägelein, Managing Partner bei Zebra Embassy. Zebra Embassy ist eine führende Boutique-Beratung für Tech-Startups und Scaleups, die bislang mehr als 250 Unternehmen zu Fördermitteln beraten hat.

„Einige unlautere Anbieter schreiben ins Kleingedruckte, dass sie ihre Vergütung an den eingereichten Gesamtkosten bemessen – nicht an der tatsächlich ausgezahlten Fördersumme“, sagt er. „Das kann dazu führen, dass bei einer Förderung, die zum Beispiel nur 25 Prozent der Kosten zurückzahlt, plötzlich das Vierfache der ursprünglich erwarteten Vergütung in Rechnung gestellt wird. Deswegen: Das Kleingedruckte genau lesen.“ Üblich sei eine erfolgsabhängige Vergütung, die sich prozentual an der Fördersumme orientiert, so Nägelein.

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